Práticas do atendimento publicitário que fazem a diferença para os clientes da agência

Qual a função do atendimento dentro de uma agência de publicidade?

O departamento de atendimento ao cliente de uma agência de publicidade é o principal responsável pelo relacionamento com o cliente e todas as áreas da agência. 

Um dos focos das agências hoje está no departamento de atendimento ao cliente. O campo é mais que uma ponte entre clientes e agentes. Os profissionais precisam se comunicar bem, entender bem todas as áreas e ter uma visão para a empresa dentro da agência.

Qual o papel do atendimento?

O atendimento começa assim que um novo cliente chega à agência. Enquanto negociar e contratar com clientes é responsabilidade do departamento comercial, o trabalho passa a ser feito pelo departamento de atendimento ao cliente.

Quando um cliente contrata um determinado serviço, muitas vezes há comunicação direta entre esse departamento e a empresa contratante. No entanto, se o serviço envolver vários departamentos, a fim de manter a organização, a comunicação tranquila e a qualidade da entrega, o atendimento entrará em campo.

Este é o departamento que vai formar a equipe e, geralmente, determinar quais são as prioridades. Mas o objetivo dessa coordenação é garantir qualidade e pontualidade na entrega. 

Com base nas necessidades do cliente e no entendimento da empresa que contrata a agência, consegue identificar de imediato tudo que precisa ser desenvolvido.

Quais funções faz o atendimento em uma agência de publicidade?

Uma das atividades do atendimento de uma agência de publicidade é certificar que o processo está correto para garantir a qualidade entregue ao cliente.

Simplificando, o trabalho do dia a dia envolve entender os requisitos do job e traduzi-los internamente para a equipe para que as atividades possam ser planejadas e executadas adequadamente. O departamento é formado por uma equipe muito integrada, pois exige sempre muito diálogo com outras áreas para definir as prioridades.

Não se trata apenas de determinar o que deve ser feito primeiro, trata-se de entender as funções e processos de cada área. Isso nos leva a tarefas específicas.

Em resumo, o atendimento cumpre com as funções:

• Participa de reuniões com o time e com o cliente; 
• Faz follow up com o cliente para entender as demandas, vender as ideias e fazer a ponte com a agência;
• Elabora briefing com o cliente para passar as demandas para o time da agência;
• Elabora pautas das reuniões;
• Aprova materiais com cliente.

Para auxiliar nesse gerenciamento e nas atividades diárias, alguns dos tipos de ferramentas usadas pelo atendimento são:

• Gestão de tarefas: Ferramenta interna para visualização do board de jobs e demandas (pendentes e entregues) de cada integrante;
• Agendamento de postagens: Ferramenta para visualização e aprovação de conteúdos.
• Chat e reuniões online: Ferramenta usada para tirar dúvidas e alinhamento de ideias, tanto entre o time da agência como com o cliente.
• Armazenamento de dados: Local de backup dos materiais e arquivos dos clientes.

Como ser um bom atendimento?

O profissional dessa área deve realmente entender das outras funções dentro da agência, pois facilita todo o trabalho de comunicação e priorização, além de jogo de cintura e relacionamento. 

Conhecer a agência em sua totalidade

O atendimento ao cliente não pode se concentrar apenas no cliente. É importante conhecer os processos e departamentos da agência, conquistar o respeito e a confiança de seus colaboradores, além de construir um bom relacionamento com a equipe e interagir com todas as áreas. Isso é essencial para um trabalho mais confiante.

Profissionais dedicados nessa área contribuem para o sucesso do cliente e sucesso da agência através da capacidade de entender e gerenciar comunicações mais complexas, requerendo comprometimento, criatividade e inovação para facilitar resultados verdadeiramente eficazes.